ACEX Group о преимуществах электронного документооборота (ЭДО) | Новости ACEX

Совершенствование Российского законодательства и развитие автоматизированных средств для работы с электронными документами делает задачу перехода на безбумажный (электронный) документооборот между организациями вполне реальной. Сегодня все большее количество компаний переходят на этот вид взаимного обмена документами.

Система ЭДО обеспечивает обмен юридически значимыми документами между контрагентами, в том числе электронными счетами-фактурами, актами выполненных работ и другими электронными документами.

«Для работы с клиентом по ЭДО пришлось всего лишь изменить типовую конфигурацию 1С, - комментирует бухгалтер ACEX Group Елена Афанасьева. - Ничего сложного в работе нет и учиться для этого специально не надо. Необходимо корректно выставлять документы, чтобы у контрагента все подгрузилось. Процесс оформления выглядит следующим образом: мне приносят заявку, потом она обрабатывается, затем проверяется и только после этого по ЭДО отправляется весь комплект документов».

Так как внесение ключевых реквизитов в учетную систему при использовании бумажных документов по поступлениям происходит вручную, высока вероятность расхождения данных в реализациях и поступлениях у продавца и покупателя. При использовании ЭДО документы о поступлении товаров/услуг у покупателя создаются автоматически на основании данных из документов реализации у продавца, следовательно, вероятность расхождения данных и риск претензий от фискальных органов сводятся к минимуму.

«С использованием ЭДО работать удобнее, - уверена Елена Афанасьева. - Все документы сразу подгружаются и не надо ждать неделями почту и запрашивать дубликаты в случае их потери или порчи. Я бы с удовольствием перешла на ЭДО с большим количеством клиентов, это удобно и экономично, так как из-за отсутсвия печатных документов возникает меньше затрат на бумагу, папки  и чернила».

Несмотря на видимые преимущества использования системы электронного документооборота, существуют проблемы ее внедрения в компаниях.  В первую очередь это связано с консерватизмом персонала и нежеланием открывать для себя новые возможности. Переход на ЭДО – это, своего рода, оптимизация бизнес процесса, которая, в конченом итоге, необходима каждой компании, особенно в условиях неблагоприятной экономической ситуации.